La présente politique de confidentialité s'applique à l'application Simundia et à tous les produits et services qui y sont liés, notamment l’application Teams Microsoft.
SIMUNDIA accorde une importance particulière à la protection des vos données personnelles. Le but de cette politique est d’informer les personnes concernées sur les modalités dans lesquelles SIMUNDIA traite les données à caractère personnel en conformité avec la loi n°78-17 du 6 janvier 1978 relative à l’informatique, aux fichiers et aux libertés modifiée par la loi 2018-493 du 20 juin 2018, et le Règlement (UE) 2016/679 du 27 avril 2016 relatif à la protection des personnes physiques à l’égard du traitement des données à caractère personnel et à la libre circulation de ces données (ci-après désignée collectivement « la Réglementation »).
Client : désigne la société, qui a signé un contrat avec SIMUNDIA afin de permettre à un ou plusieurs de ses salariés de s’inscrire sur le Site afin de bénéficier d’un nombre défini de Séances.
Données à caractère personnel : désigne toute information relative à une personne physique susceptible d'être identifiée, directement ou indirectement, tels que mais sans que cela ne soit limitatif, un nom, une adresse postale, une adresse mail, un numéro de téléphone, une adresse IP...
Expert(s) : désigne le psychologue, professionnel de santé ou coach, utilisant le Site pour offrir aux Utilisateurs une prestation d’accompagnement en matière de psychologie et/ou de coaching.
Personnes concernées : désigne les personnes physiques dont les Données à caractère personnel sont collectées par SIMUNDIA dans le cadre de l’utilisation du Site.
Séances : désigne la prestation d’accompagnement fournie à l’Utilisateur par l’Expert via le Site.
Site : désigne la plateforme app.simundia.com
Tiers salarié : désigne un salarié du Client (RH, manager, collègue) auprès duquel l’Utilisateur demande un avis (feedback) sur son parcours de formation.
Utilisateur(s) : désigne la personne physique disposant d’un compte Simundia (coaché ou administrateur RH).
Les termes “Données à caractère personnel”, “Responsable de Traitement”, “Sous-traitant”, ont la signification qui leur est donnée par l’article 4 du RGPD.
Le Responsable de Traitement est la société SIMUNDIA SAS, immatriculée au RCS de Nanterre sous le n°827 580 242 et dont le siège social est 15, rue Ancelle, 92200 Neuilly-sur-Seine, (ci-après désignée « SIMUNDIA » ou «Nous»).
SIMUNDIA propose une application mettant en relation des Utilisateurs, souhaitant bénéficier d’un parcours de formation, avec des Experts.
Nous ne collectons par principe que les Données à caractère personnel nécessaires pour nous permettre de délivrer la meilleure expérience possible sur notre Site ainsi que la meilleure expérience de coaching.
Lorsqu’un Client conclut un contrat avec SIMUNDIA visant à permettre à un ou plusieurs de ses salariés ou préposés, de bénéficier d’un nombre défini de Séances, il transmet, sous sa responsabilité, à SIMUNDIA, les adresses mails des salariés ou préposés concernés et, le cas échéant, le nom, prénom, poste, organisation de ces derniers.
SIMUNDIA collectera également auprès du Client l’adresse mail des Utilisateurs autorisés à accéder à l’espace réservé au Client sur le Site.
Lorsque l’Utilisateur ouvre un compte sur le Site, SIMUNDIA collecte via le Site son nom, prénom, email numéro de téléphone, année de naissance, année d'entrée dans la vie active, niveau de poste et lieu de résidence. L‘Utilisateur peut également choisir de transmettre une photo (champ optionnel).
Dans un second temps, lors du rendez-vous d'orientation réalisé entre l'Utilisateur et l'Expert en visioconférence, l'Utilisateur est susceptible de fournir des informations complémentaires sur sa situation professionnelle, pour permettre à SIMUNDIA de définir un parcours de formation adapté et d'améliorer son expérience. Sous réserve de l’acceptation préalable de l’Utilisateur, SIMUNDIA collecte les enregistrements des Séances. Aucune capture d’écran ne sera effectuée dans ce cadre.
Une fois le parcours de formation terminé, un bilan avec des questions à texte sera proposé à l'Utilisateur dans le cadre d'une enquête d'impact et de satisfaction dans le but d’améliorer notre service en continu. Le bilan est envoyé dès la fin de la dernière Séance et 3 mois après celle-ci. Une feuille de route pourra également être complétée par l'Utilisateur à des fins personnelles pour l’aider à ancrer son apprentissage dans la durée.
Aucune Donnée à caractère personnel n’est requise par SIMUNDIA lors de ces échanges et dans ces questionnaires, mais l’Utilisateur peut toutefois les mentionner dans les champs de texte libre pour répondre aux questions posées.
Le Client n’a aucunement connaissance du contenu des Séances et ne dispose d’aucun droit d’accès aux Séances.
Aucune donnée de santé sur l’Utilisateur n’est collectée sur le Site.
L’Utilisateur peut, de manière optionnelle, lors de la création de son compte sur le Site, demander un avis (feedback) à un Tiers salarié. L’Utilisateur transmet alors à SIMUNDIA le nom, prénom, email, type de relation professionnelle (manager, RH, collègue) du Tiers Salarié concerné ainsi que si nécessaire un message additionnel.
La demande de feedback comportera 3 champs libres permettant à d’indiquer ce l’Utilisateur doit continuer de faire, arrêter ou commencer à faire (axe de progression) dans le cadre de son activité professionnelle.
SIMUNDIA adresse par email la demande de feedback au Tiers salarié.
Le Tiers salarié pourra :
(i) retourner la demande de feedback, dûment complétée, en se connectant sur le Site et en acceptant la politique « Données Personnelles » du Site ; ou
(ii) demander par retour de mail à SIMUNDIA la suppression des données personnelles le concernant.
Suite au retour du Tiers salarié, SIMUNDIA conservera les données du Tiers salarié et la demande de feedback complétée dans les conditions définies ci-après.
Lorsque l’Expert s’inscrit sur le Site et ouvre son compte, SIMUNDIA collecte son nom, prénom, email, numéro de téléphone, ses diplômes et qualifications, ses expériences, parcours professionnel et son IBAN.
Sous réserve de l’acceptation préalable de l’Expert, SIMUNDIA collecte les enregistrements des Séances. Aucune capture d’écran ne sera effectuée dans ce cadre.
SIMUNDIA met à la disposition de l’Utilisateur et de l’Expert sur le Site une messagerie leur permettant d’échanger des informations sur l’organisation des Séances, entre eux ou avec SIMUNDIA.
Cette messagerie est exclusivement destinée à améliorer l’organisation des Séances (report, annulation, …) ou à partager des ressources (envoi de documentations). Dans le cadre de la gestion du Site, SIMUNDIA aura accès à cette messagerie.
Cette messagerie n’est pas destinée à être utilisée par l’Utilisateur et l’Expert pour partager des informations individuelles ou personnelles sur le contenu des Séances.
Par ailleurs, SIMUNDIA met également à disposition des Utilisateurs un outil de conversation avec un agent virtuel intelligent.
SIMUNDIA collecte et traite les Données à caractère personnel des Personnes concernées pour notamment, fournir un service de mise en relation entre Utilisateurs et Experts aux fins de réalisation de Séances.
L’Expert et l’Utilisateur consentent à l’utilisation de ses Données à caractère personnel à l’ouverture de leur compte sur le Site en cochant la case dédiée après avoir pris connaissance de la présente politique de confidentialité.
Le Tiers salarié consent à l’utilisation de ses Données à caractère personnel en se connectant sur le Site.
Les durées de conservation des Données à caractère personnel des Personnes concernées varient selon la finalité des Traitements.
Les Données à caractère personnel relatives à l’Utilisateur et aux Expertes pour la fourniture des Services sont conservées pour toute la durée de la relation contractuelle.
Les Données relatives au Tiers salarié seront conservées pendant toute la durée de la relation contractuelle avec le Client de l’Utilisateur ayant formulé la demande d’avis.
Les Données à caractère personnel collectées lors des enregistrements audio des Séances sont conservées pendant une durée de 12 mois à compter de la collecte. L’Utilisateur et/ou l’Expert peut retirer son consentement à tout moment.
Les documents d’analyse du contenu des Séances sont conservés pendant 13 mois à compter de l’enregistrement.
Concernant, les Données à caractère personnel collectées dans le cadre de demandes d’exercice de droits, si l'Utilisateur ou l’Expert demande un justificatif d’identité : SIMUNDIA le conserve seulement pendant le temps nécessaire à la vérification d’identité. Une fois la vérification effectuée, le justificatif est supprimé.
Les destinataires des Données à caractère personnel des Personnes concernées traitées sont :
Les Données à caractère personnel sont conservées et stockées pendant la durée des traitements sur les serveurs de la société AWS et Scalingo situés dans l’Union européenne.
Les Personnes concernées sont informées que le Responsable du Traitement peut, le cas échéant, notamment lorsqu’un prestataire est situé en dehors de l’Union européenne, effectuer un transfert des Données à caractère personnel vers un pays tiers faisant l’objet d’une décision d’adéquation rendue par la Commission européenne ; si le pays destinataire ne fait pas l’objet d’une décision d’adéquation, le transfert ne peut être effectué qu’à la condition que soient mises en place les garanties appropriées et que les Personnes concernées par le traitement de Données à caractère personnel disposent de droits opposables et de voies de recours effectives, dans les conditions de la Réglementation en vigueur et notamment des articles 46 à 49 du RGPD.
Les Personnes concernées disposent des droits suivants :
Droit d'accès : Les Personnes concernées ont le droit de demander quelles données SIMUNDIA détient et d’en obtenir la communication.
Droit de rectification : Les Personnes concernées ont le droit de demander la rectification des données inexactes les concernant détenues par SIMUNDIA.
Droit à l’effacement (« droit à l’oubli ») : Les Personnes concernées ont le droit dans les conditions prévues par la Réglementation d’obtenir de la part de SIMUNDIA l’effacement des données les concernant.
Droit à la limitation du traitement : Les Personnes concernées ont le droit de demander à SIMUNDIA de suspendre le traitement de leurs données le temps qu’une vérification puisse avoir lieu (vérifier notamment l'exactitude et la pertinence des Données à caractère personnel traitées par SIMUNDIA).
Droit de portabilité : Les Personnes concernées peuvent obtenir que les Données à caractère personnel les concernant leur soient transmises dans un format structuré et ont le droit de les transmettre à un autre Responsable de Traitement.
Droit d'opposition : Les Personnes concernées ont le droit de s’opposer, à tout moment, à figurer dans un fichier pour des motifs légitimes.
Droit de retrait : Les Personnes concernées peuvent à tout moment demander à SIMUNDIA de rectifier leurs Données personnelles inexactes, incomplètes ou obsolètes.
Droit de définir des directives relatives au sort de des données à caractère personnel post-mortem : En l'absence de directives ou de mentions contraires dans lesdites directives, les héritiers des Personnes concernées peuvent après leur décès exercer leurs droits sur leurs Données à caractère personnel.
Droit d'introduire une réclamation auprès d'une autorité de contrôle
Pour plus d'informations concernant l'exercice des droits :
https://www.cnil.fr/fr/comprendre-vos-droits
L’exercice de ces droits peut se faire en adressant une demande à SIMUNDIA à l’adresse contact@simundia.com. SIMUNDIA fournit ses meilleurs efforts pour répondre aux demandes dans un délai raisonnable, et en tout état de cause dans les délais fixés par la Réglementation.
