Politique de confidentialité

 

 

Version du : 19/07/2019

 

DONNÉES À CARACTÈRE PERSONNEL

 

1. Identité du responsable de traitement


Le responsable de traitement est la société SIMUNDIA SAS, dont le siège social est 15, rue Ancelle, 92200 Neuilly-sur-Seine, immatriculée au RCS de Nanterre sous le n°827 580 242 (ci-après désignée « SIMUNDIA ».

SIMUNDIA exploite les plateformes www.simundia.com et https://app.simundia.com/ (ci-après désigné « le Site »). Le Site met en relation des experts (Coachs ou Psychologues professionnels) (ci-après désignés « les Experts ») et des utilisateurs, personnes physiques, (ci-après désignés « les Utilisateurs ») souhaitant bénéficier d’un suivi à distance et individualisé (ci-après désignées « les Séances »).

La présente politique de confidentialité, mise en place par SIMUNDIA, a vocation à fournir aux Utilisateurs et aux Experts une information synthétique et globale sur les traitements de données à caractère personnel les concernant opérés par SIMUNDIA.

 

SIMUNDIA accorde une importance particulière au respect de la vie privée des Experts et des Utilisateurs et à la confidentialité de leurs données à caractère personnel. SIMUNDIA s’engage ainsi à traiter les données dans le respect des lois et règlementations applicables, et notamment la loi n°78-17 du 6 janvier 1978 relative à l’informatique, aux fichiers et aux libertés modifiée par la loi 2018-493 du 20 juin 2018, et le Règlement (UE) 2016/679 du 27 avril 2016 relatif à la protection des personnes physiques à l’égard du traitement des données à caractère personnel et à la libre circulation de ces données (ci-après désignée collectivement  « la Réglementation »).

 

2. Les données à caractère personnel


Le terme « donnée à caractère personnel » désigne toute information relative à une personne physique susceptible d'être identifiée, directement ou indirectement, tels que mais sans que cela ne soit limitatif, un nom, une adresse postale, une adresse mail, un numéro de téléphone, une adresse IP...

 

3. Les données collectées par SIMUNDIA


3.1     Les données transmises par les sociétés clientes de SIMUNDIA

Lorsqu’une société conclut un contrat avec SIMUNDIA ayant pour objet de permettre à un de ses salariés, Utilisateur, de bénéficier des Séances, l’adresse mail de l’Utilisateur concerné est transmise et traitée par SIMUNDIA.

 

3.2     Les données transmises par l’Utilisateur

Lorsque l’Utilisateur ouvre un compte sur le Site, SIMUNDIA collecte sur le Site leur nom, prénom, email, numéro de téléphone, la thématique sur laquelle il souhaite bénéficier d’un accompagnement, le contexte de la demande et son objectif. L ‘Utilisateur peut également choisir de transmettre une photo (champ optionnel).

Dans un second temps, lors d’un entretien téléphonique réalisé entre l’Utilisateur et SIMUNDIA,  l’Utilisateur est susceptible de fournir des informations susceptibles d’améliorer son expérience avec Simundia.

SIMUNDIA conserve également l’historique des Séances suivies par l’Utilisateur.

SIMUNDIA ne collecte auprès des Experts aucune donnée à caractère personnel relative à l’Utilisateur. SIMUNDIA n’a aucunement connaissance du contenu des Séances et ne dispose d’aucun droit d’accès aux Séances fournies par l’Expert à l’Utilisateur afin de respecter rigoureusement le principe de confidentialité.

Les seules informations que SIMUNDIA pourra demander à propos des Séances sont d’ordre purement technique (bon fonctionnement du Site par exemple), ou relatives aux conditions de réalisation de la Séance (mode de communication choisi par les parties, éventuel retard de la Séance par exemple).

Aucune donnée médicale sur l’Utilisateur n’est collectée sur le Site.

 

3.3 Les données transmises par les Experts

Lorsque l’Expert s’enregistre sur le Site et ouvre son compte, SIMUNDIA collecte sur le Site son nom, prénom, email, numéro de téléphone, ses diplômes et qualifications, ses expérience et parcours professionnel.

 

4. Les données des Utilisateurs gérées par des services tiers


Dans le cadre de l’utilisation du Site, et afin de collecter des informations complémentaires sur l’Utilisateur, l’Utilisateur peut être invité à répondre via le service Typeform à des questionnaires. L’Utilisateur n’est pas obligé de répondre à ces questionnaires.

Les réponses fournies par l’Utilisateur dans le cadre de ces questionnaires sont traitées par un service externe Typeform. L’Utilisateur est invité à ne transmettre aucune donnée à caractère personnel le concernant ou concernant l’Expert dans les réponses données à ces questionnaires.

 

L’Utilisateur pourra à travers le service de chat Crisp poser des questions pour pouvoir être aidé dans sa navigation. Dans le cadre de ce service, Crisp utilise des cookies installés sur le Site pour collecter des données sur l’Utilisateur.

 

L’Utilisateur est informé et consent à ce que les données à caractère personnel le concernant collectées par les services tiers susvisés soient accessibles à SIMUNDIA dans le cadre de la gestion de l’Utilisateur sur le Site.

 

Dans le cadre de ces traitements de données, l’Utilisateur sera en relation directe avec les services tiers concernés. Dans ce cas, l’Utilisateur devra se référer aux mentions légales, aux conditions générales d’utilisation et aux politiques de protection des données accessibles aux adresses https://admin.typeform.com/to/dwk6gt et crisp.chat/en/privacy/. Pour tous problèmes ou questions liées à l’utilisation de ces services et/ou au respect de la Réglementation par ces services, l’Utilisateur peut contacter le Site à l’adresse contact@simundia.com.

 

5. Les finalités du traitement réalisé par SIMUNDIA

 

Traitements opérés sur le fondement légal de l'exécution des obligations contractuelles de SIMUNDIA et de la gestion de la relation client :

SIMUNDIA collecte et traite les données à caractère personnel des Utilisateurs et des Experts afin de pouvoir assurer les services de mise en relation des Utilisateurs avec les Experts. Ces données sont notamment traitées pour :

  • Sélectionner des Experts professionnels et expérimentés
  • Proposer à l’Utilisateur des Experts adaptés à ses besoins
  • Mettre en relation l’Utilisateur avec l’Expert sélectionné
  • Permettre à l’Utilisateur de réserver en ligne sur le Site des Séances
  • Gérer les comptes des Utilisateurs et des Experts (suivi de la relation commerciale avec le client, suivi des Séances à des fins de facturation, comptabilité)

Ces données sont donc traitées par SIMUNDIA dans le cadre des contrats conclu avec ses clients.

L’Utilisateur et l’Expert consentent à l’utilisation des données à caractère personnel les concernant à l’ouverture de leur compte.

SIMUNDIA peut également être amené à traiter certaines données à caractère personnel :

 

  • sur le fondement de l’intérêt légitime poursuivi par SIMUNDIA (exemple gestion des avis sur Google ou autres réseaux sociaux). Les données peuvent être utilisées afin d’apporter des réponses individualisées aux remarques et avis.
  • à des fins d’analyse statistiques : SIMUNDIA peut utiliser les données des Utilisateurs et des Experts à des fins statistiques pour analyser les Séances fournies et améliorer les offres de services.

 

SIMUNDIA n’utilise pas les données à caractère personnel des Utilisateurs et des Experts à des fins de prospection commerciale.

 

6. La durée de conservation des données collectées par SIMUNDIA


Les données à caractère personnel relatives à l’Utilisateur seront supprimées 5 ans après la dernière Séance dont il aura pu bénéficier.

Les données à caractère personnel relatives à l’Expert seront supprimées 5 ans après la dernière Séance fournie.

 

L’accès aux données à caractère personnel relatives à l’Utilisateur traitées par les services tiers visés dans l’article 4 ci-dessus sera supprimé pour SIMUNDIA, dans les conditions prévues par les politiques de confidentialité appliquées par ces services tiers, et dans un maximum de 5 ans.

 

Par exception, ces données pourront être archivées avec un accès restreint pour gérer les réclamations et contentieux en cours ainsi que pour répondre aux obligations légales et/ou règlementaires et/ou encore pour répondre aux demandes des autorités autorisées à en faire la demande pour une durée maximale de 10 ans. Les données sont ensuite supprimées

 

7. Les destinataires des données


Les données sont exclusivement destinées aux équipes de SIMUNDIA.

SIMUNDIA pourra transmettre des données à caractère personnel sur l’Utilisateur à l’Expert chargé de fournir des Séances à l’Utilisateur.

SIMUNDIA se réserve la possibilité de faire appel à des sous-traitants techniques, par exemple pour l’hébergement et la maintenance des données à caractère personnel.

Les données à caractère personnel sont hébergées :

  • par la société AWS pour le stockage objet, c’est-à-dire la photo des Utilisateurs (champ optionnel). Les serveurs d’AWS utilisés par SIMUNDIA sont situés en France ;
  • par la société Clevercloud pour l’applicatif et la base de données. Les serveurs de Clevercloud utilisés par SIMUNDIA sont également situés en France.

 

Les prestataires techniques sont tenus de respecter la Réglementation. Ces prestataires ne peuvent utiliser les données à caractère personnel des Utilisateurs et des Experts que pour le compte de SIMUNDIA.

 

Les données à caractère personnel des Utilisateurs et des Experts ne seront transmises que :

  • si la réglementation en vigueur l’exige ;
  • si une telle transmission est nécessaire pour se conformer à la loi ou la réglementation en vigueur, à une procédure judiciaire et/ou à une injonction administrative ou judiciaire ;
  • plus généralement, pour agir dans des circonstances urgentes afin de protéger la sécurité personnelle des Utilisateurs.

 

8. Les transferts de données


SIMUNDIA ne procède à aucun transfert de données à caractère personnel en dehors de l’Union européenne.

 

Les données à caractère personnel des Utilisateurs et des Experts ne sont transférées à aucun partenaire commercial de SIMUNDIA.

 

9. Les droits des Utilisateurs et des Experts


Les Utilisateurs et les Experts disposent des droits suivants :

Droit d'accès : Les Utilisateurs et les Experts ont le droit de demander quelles données SIMUNDIA  détient et d’en obtenir la communication.

Droit de rectification : Les Utilisateurs et les Experts ont le droit de demander la rectification des données inexactes les concernant détenues par SIMUNDIA.

Droit à l’effacement (« droit à l’oubli ») : Les Utilisateurs et les Experts ont le droit dans les conditions prévues par la Réglementation d’obtenir de la part de SIMUNDIA l’effacement des données les concernant.

Droit à la limitation du traitement :  Les Utilisateurs et les Experts ont le droit de demander à SIMUNDIA de suspendre le traitement de leurs données le temps qu’une vérification puisse avoir lieu (vérifier notamment l'exactitude et la pertinence des données à caractère personnel traitées par SIMUNDIA)

Droit de portabilité : Les Utilisateurs et les Experts peuvent obtenir que les données à caractère personnel les concernant leur soient transmises dans un format structuré et ont le droit de les transmettre à un autre responsable de traitement.

Droit d'opposition : Les Utilisateurs et les Experts ont le droit de s’opposer, à tout moment, à figurer dans un fichier pour des motifs légitimes.

Droit de définir des directives relatives au sort de des données à caractère personnel post-mortem : En l'absence de directives ou de mentions contraires dans lesdites directives, les héritiers des Utilisateurs et des Experts peuvent après leur décès exercer leurs droits sur leurs données à caractère personnel.

Droit d'introduire une réclamation auprès d'une autorité de contrôle

Pour plus d'informations concernant l'exercice des droits :

https://www.cnil.fr/fr/comprendre-vos-droits

 

L’exercice de ces droits peut se faire en adressant une demande à SIMUNDIA à l’adresse contact@simundia.com SIMUNDIA fournit ses meilleurs efforts pour répondre aux demandes dans un délai raisonnable, et en tout état de cause dans les délais fixés par la loi.

 

10. Sécurisation des données


SIMUNDIA maintient des mesures techniques et organisationnelles adéquates pour protéger les données à caractère personnel contre la destruction, perte, altération, divulgation ou accès non autorisés aux données à caractère personnel, que ce soit à titre accidentel ou illicite.

 

SIMUNDIA assure la sécurité des données à caractère personnel contre tout accès, utilisation ou divulgation frauduleuse, en mettant en place une protection des données renforcée par l’utilisation de mesures techniques de sécurisations physiques et logiques appropriées afin de garantir l’intégrité des données, ainsi que leur traitement confidentiel et sécurisé.

 

Ainsi, parmi les mesures prises par SIMUNDIA pour sécuriser l’ensemble des données à caractère personnel:

  • Cryptage des données : Les URL du Site sont cryptées grâce à l'utilisation de token ;
  • Visioconférence : Les Séances entre Utilisateurs et Experts peuvent être menées par visioconférence, grâce à l’outil intégré sur le Site et développé par Twilio. Cet outil est basé sur une technologie webrtc. Pour plus de détails sur la sécurisation de cet outil : https://www.twilio.com/security. Aucune donnée à caractère personnel n’est collectée par SIMUNDIA dans le cadre des Séances.
  • L’ensemble des Experts sélectionnés par SIMUNDIA sont soumis à des engagements de confidentialité stricts : par conséquent, ils ne peuvent pas divulguer à SIMUNDIA ou à tout tiers les informations données par l’Utilisateur dans le cadre des Séances. L’Expert comme l’Utilisateur s’engagent à ne pas filmer ni enregistrer la Séance. Il s’engage également à s’isoler de toute tierce personne susceptible d’entendre la conversation durant la Séance.

 

 

COOKIES

Lors de la consultation du Site, des cookies sont déposés sur l’ordinateur de l’Utilisateur et/ou de l’Expert, son mobile ou sa tablette.

 

Les cookies sont des fichiers textes déposés sur l’ordinateur lors de la consultation d’un site. Ils ont notamment pour but de collecter des informations relatives à la navigation sur les sites. Les cookies sont gérés par le navigateur internet.

 

Différents types de cookies sont utilisés sur le Site.

 

Des cookies analytiques

Il s’agit des cookies qui permettent de connaître l’utilisation et les performances du Site

 

Google Analytics qui trace le nombre de fois que l’Utilisateur et/ou l’Expert a visité le Site, qui calcule combien de temps l’Utilisateur et/ou l’Expert est resté sur le Site, qui trace quel moteur de recherche l’Utilisateur et/ou l’Expert a utilisé

 

Des cookies tiers

Il s’agit de cookies fournis par des tiers, installés sur le Site, qui permettent de faire un lien (échange d’informations) avec un réseau social.

 

Pixel Facebook qui trace la navigation de l’Utilisateur et/ou de l’Expert sur le Site et fait le lien avec la page Facebook de SIMUNDIA.

 

Ce type de cookie peut permettre au réseau social concerné de suivre la navigation sur le Site, du seul fait que le compte de l’Utilisateur et/ou de l’Expert  au réseau social concerné est activé sur son terminal (session ouverte) durant la navigation sur le Site.

 

 

SIMUNDIA n'a aucun contrôle sur le processus employé par les réseaux sociaux pour collecter des informations relatives à la navigation sur le Site et associées aux données personnelles dont ils disposent. SIMUNDIA invite l’Utilisateur et/ou l’Expert à consulter les politiques de protection de la vie privée de ces réseaux sociaux afin de prendre connaissance des finalités d'utilisation, notamment publicitaires, des informations de navigation qu'ils peuvent recueillir grâce à ces cookies. Ces politiques de protection doivent notamment permettre à l’Utilisateur et/ou l’Expert d'exercer ses choix auprès de ces réseaux sociaux, notamment en paramétrant leurs comptes d'utilisation de chacun de ces réseaux.

 

Crisp : qui permet de répondre aux questions de l’Utilisateur sur le Site par un système de chat. SIMUNDIA invite l’Utilisateur et/ou l’Expert à consulter les politiques de protection de la vie privée du service Crisp afin de prendre connaissance des finalités d'utilisation, des conditions d’utilisation des données collectées et de leur durée de conservation.

 

En poursuivant la navigation sur le Site, l’Utilisateur et/ou l’Expert accepte l’utilisation de ces cookies.

Les données collectées par l’intermédiaire des cookies sont conservées par SIMUNDIA pendant une durée maximale de 13 mois.

 

 

L’Utilisateur et/ou l’Expert peut néanmoins à tout moment choisir de désactiver les cookies en paramétrant son navigateur internet.

 

L’Utilisateur et/ou l’Expert peut également paramétrer son navigateur pour signaler les cookies qui sont déposés dans son ordinateur et demander de les accepter ou non.

L’Utilisateur et/ou l’Expert peut accepter ou refuser les cookies au cas par cas ou bien les refuser systématiquement une fois pour toutes.

 

Le paramétrage du navigateur internet est néanmoins susceptible de modifier les conditions d’accès aux services proposés par le Site. Ainsi, si le navigateur est configuré de manière à refuser l’ensemble des cookies, l’Utilisateur et/ou l’Expert pourra être bloqué sur certaines fonctions essentielles du Site.

 

L’Utilisateur et/ou l’Expert peut désactiver les cookies en suivant les instructions comme suit :

 

1/ Navigateur Internet Explorer

Dans Internet Explorer, cliquez sur le bouton Outils, puis sur Options Internet.

Sous l’onglet Général, sous Historique de navigation, cliquez sur Paramètres.

Cliquez sur le bouton Afficher les fichiers.

Cliquez sur l’en-tête de colonne Nom pour trier tous les fichiers dans l’ordre alphabétique, puis parcourez la liste jusqu’à ce que vous voyez des fichiers commençant par le préfixe » Cookie «. (tous les cookies possèdent ce préfixe et contiennent habituellement le nom du site Web qui a créé le cookie).

 

Sélectionnez le ou les cookies comprenant le nom » ….. « et supprimez-les

Fermez la fenêtre qui contient la liste des fichiers, puis cliquez deux fois sur OK pour retourner dans Internet Explorer.

 

2/ Navigateur Firefox

Allez dans l’onglet « Outils » du navigateur puis sélectionnez le menu « Options »

Dans la fenêtre qui s’affiche, choisissez » Vie privée « et cliquez sur » Affichez les cookies

Repérez les fichiers qui contiennent le nom « …… » Sélectionnez-les et supprimez-les.

 

3/Navigateur Safari

Dans votre navigateur, choisissez le menu Édition > Préférences.

Cliquez sur Sécurité.

Cliquez sur Afficher les cookies.

Sélectionnez les cookies qui contiennent le nom » …….. « et cliquez sur Effacer ou sur Tout effacer.

Après avoir supprimé les cookies, cliquez sur Terminé.

 

4/ Navigateur Google Chrome

Cliquez sur l’icône du menu Outils.

Sélectionnez Options.

Cliquez sur l’onglet Options avancées et accédez à la section « Confidentialité ».

Cliquez sur le bouton Afficher les cookies.

Repérez les fichiers qui contiennent le nom » …. « Sélectionnez-les et supprimez-les.

Cliquez sur » Fermer « pour revenir à votre navigateur

 

Pour plus d’informations sur les cookies :

Sur le site de la CNIL : http://www.cnil.fr/vos-droits/vos-traces/les-cookies