Managers, le trop plein de mails est il une fatalité ?

Aujourd'hui Marie-Catherine Puechmaille, Coach Simundia décrypte le phénomène du "trop plein" d'e-mails pour les managers. Une fatalité ? Pas nécessairement lorsque l'on a les bons réflexes !

Lors des coachings de managers que je réalise sur l’organisation et l’efficacité, le sujet du « trop plein » de mails arrive systématiquement générant chez les managers stress et découragement.

Pour quelles raisons ?

• Peur de ne pas y arriver : « tous les jours je reçois 100 messages, je n’y arrive plus »
• Lassitude: « je deviens une usine à production de mails et ne réfléchis plus »
• Stress vis-à-vis de leur propre n+1 « il ne voit pas ce que je fais au quotidien »
• Envie de bien faire « dans mon entreprise, il faut être réactif donc répondre sous 2 heures !! »

La première idée qui vient est de travailler sur l’organisation de son temps et du classement des mails :

• Je consulte mes mails dans des créneaux horaires dédiés : en dehors je coupe les notifications
• Je transfère ceux que je peux déléguer à mon équipe
• Je classe ceux qui me sont destinés pour information et identifie les priorités pour les autres

Ces actions de 1^er niveau sont parfois insuffisantes car derrière un arbre peut se cacher la forêt. Il faut alors aller plus loin !

Quelles questions clés se poser alors :

• Les mails que je reçois sont ils du niveau de ma fonction ?
• Parfois il suffit de communiquer auprès de son écosystème sur l’organisation de son équipe et expliquer qui s’occupe de quoi et vers qui adresser les messages
• Ne suis pas moi-même trop contrôlant en demandant à être en copie de tout ?
• Mieux vaut parfois un reporting régulier de la part de vos coéquipiers qu’être en copie de tous les messages envoyés ; cela responsabilisera votre équipe et vous allégera
• Est-ce la peur du vide « si je ne reçois pas 100 mails par jour, je n’existe pas » ?
• On attend d’un manager une prise de recul pour réfléchir à l’organisation de l’activité, de l’équipe, une réflexion à moyen/long terme et donc de pouvoir dégager du temps pour vous
• Est-ce la peur de s’attaquer à des tâches plus difficiles et donc une forme de procrastination ?
• Apprenez à structurer les activités de réflexion en étapes pour que la montagne soit plus facile à gravir et soyez fier des petits succès !

Vous vous retrouvez dans cette réflexion : alors à vos marques prêts partez : prenez de la hauteur et réfléchissez à votre organisation, à vos besoins et si vous n’y arrivez pas tout seul, faites-vous aider ! 

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