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Managers, le trop plein de mails est il une fatalité ?

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Aujourd'hui Marie-Catherine Puechmaille, Coach Simundia décrypte le phénomène du "trop plein" d'e-mails pour les managers. Une fatalité ? Pas nécessairement lorsque l'on a les bons réflexes !

 

Lors des coachings de managers que je réalise sur l’organisation et l’efficacité, le sujet du « trop plein » de mails arrive systématiquement générant chez les managers stress et découragement.

 

Pour quelles raisons ?

  • Peur de ne pas y arriver : « tous les jours je reçois 100 messages, je n’y arrive plus »

  • Lassitude: « je deviens une usine à production de mails et ne réfléchis plus »

  • Stress vis-à-vis de leur propre n+1 « il ne voit pas ce que je fais au quotidien »

  • Envie de bien faire « dans mon entreprise, il faut être réactif donc répondre sous 2 heures !! »

 

La première idée qui vient est de travailler sur l’organisation de son temps et du classement des mails :

  • Je consulte mes mails dans des créneaux horaires dédiés : en dehors je coupe les notifications

  • Je transfère ceux que je peux déléguer à mon équipe

  • Je classe ceux qui me sont destinés pour information et identifie les priorités pour les autres

Ces actions de 1er niveau sont parfois insuffisantes car derrière un arbre peut se cacher la forêt. Il faut alors aller plus loin !

 

Quelles questions clés se poser alors :

  • Les mails que je reçois sont ils du niveau de ma fonction ?

    • Parfois il suffit de communiquer auprès de son écosystème sur l’organisation de son équipe et expliquer qui s’occupe de quoi et vers qui adresser les messages

  • Ne suis pas moi-même trop contrôlant en demandant à être en copie de tout ?

    • Mieux vaut parfois un reporting régulier de la part de vos coéquipiers qu’être en copie de tous les messages envoyés ; cela responsabilisera votre équipe et vous allègera

  • Est-ce la peur du vide « si je ne reçois pas 100 mails par jour, je n’existe pas » ?

    • On attend d’un manager une prise de recul pour réfléchir à l’organisation de l’activité, de l’équipe, une réflexion à moyen/long terme et donc de pouvoir dégager du temps pour vous

  • Est-ce la peur de s’attaquer à des tâches plus difficiles et donc une forme de procrastination ?

    • Apprenez à structurer les activités de réflexion en étapes pour que la montagne soit plus facile à gravir et soyez fier des petits succès !

Vous vous retrouvez dans cette réflexion : alors à vos marques prêts partez : prenez de la hauteur et réfléchissez à votre organisation, à vos besoins et si vous n’y arrivez pas tout seul, faites-vous aider ! 

 


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Écrit par Marie-Catherine Puechmaille
Le 7 septembre 2020