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Enjeux RH - Coaching et formation - Soft skills

Managers, votre temps est précieux ne le gaspillez pas !

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Un grand nombre de coachings que me confie Simundia ont pour objet la gestion du temps, cette denrée rare que vous n’arrivez pas à maîtriser car vos journées sont remplies de rendez-vous, de réunions, de briefing- debriefing, de calls …

Avec le télétravail vous avez pensé qu’en gagnant du temps sur les trajets vous seriez plus disponible pour vos loisirs, vos proches … mais la nature a horreur de vide et ce temps a été occupé par des zooms, teams, et autres interactions, et ce d’autant que vous avez eu à cœur de prendre soin de vos équipes dans ces temps de télétravail si particuliers.

J’entends souvent lors des coachings « je suis mal organisé personnellement ». Mais est-ce là que se situe le sujet ? Pas nécessairement : la gestion du temps adresse plusieurs aspects de l’organisation et du management et la réflexion doit être plus globale. 

 

Que faire alors pour mieux maîtriser son temps ?

  • 5 idées à retenir : 

 

S'assurer que les activités de votre structure sont organisées.

Si vos activités ne sont pas connues de votre écosystème, si les responsabilités de votre équipe ne sont pas claires, vous allez perdre du temps car on vous sollicitera en permanence pour savoir « qui fait quoi ».

Les outils à utiliser ne sont pas les mêmes selon que vous pilotez des projets ou des processus.

  • Vous gérez des projets :  vous utiliserez une note de cadrage, un organigramme des tâches, un planning pour décrire comment vous allez atteindre l’objet fixé.

  • Vous êtes responsable d’activités récurrentes ou processus :  vous décrirez dans une petite note ou un logigramme le qui fait quoi et l’enchaînement des activités.

  • Dans les deux cas, n’oubliez pas le schéma d’organisation de votre équipe et leurs responsabilités.

 

Diminuer sa part d'opérationnel 

Vous voulez continuer à « faire de l’opérationnel » pour garder la main, ne pas perdre votre expertise : pas de souci mais attention, on attend d’un manager qu’il anticipe, organise, délègue, conduise les changements souhaités, qu’il soit en appui de l’évolution de son équipe…pas qu’il fasse à la place des autres.

Si vous êtes sur les opérations courantes toute la journée, vous utiliserez alors mal votre crédit temps et devrez compenser le matin tôt ou le soir tard pour faire votre reporting ou préparer vos réunions de direction. 

Donc réfléchissez bien à ce qu’on attend de vous et utilisez votre précieux temps sur des tâches à valeur ajoutée

 

Ne pas vouloir être le manager sauveur

Votre grande bienveillance vis-à-vis de votre équipe et votre engagement dans votre travail font que votre porte est ouverte toute la journée ou le tchat d’entreprise tout le temps activé. Ainsi un collaborateur a une question ? Il obtient illico presto la réponse et le client final est satisfait par tant de réactivité.

C’est remarquable d’être un manager aussi engagé mais attention, répondre de manière instantanée à vos collaborateurs a pour effet de freiner leur montée en autonomie en les privant d’apporter eux-mêmes, dans un premier temps, la réponse à leurs questions.

Il paraît ainsi préférable d’avoir des points réguliers (hebdomadaires, bimensuels, mensuels..) avec vos collaborateurs, éventuellement des créneaux pour répondre aux vraies urgences dans la journée mais apprenez à votre équipe à réfléchir solutions avant de vous solliciter, vous gagnerez ainsi du temps et vos collaborateurs deviendront plus vite autonomes, ce qui est votre objectif, n’est-ce pas ?

 

Prendre du temps pour soi

Vous hésitez à prendre du temps pour vous, fermer votre porte, car le plus important n’est pas votre temps mais celui de vos équipes ou celui de vos clients !

Détrompez-vous : prendre du temps pour soi, ses propres dossiers et savoir se déconnecter et s’isoler sont indispensables pour un manager qui veut prendre du recul vis-à-vis du quotidien. C’est aussi une preuve d’estime de soi car cela signifie « mon temps aussi est important » ce que votre équipe respectera mais demandera si vous changez de posture à leur être préalablement communiqué.

Donc isolez-vous, déconnectez-vous régulièrement de toutes les notifications mail, SMS et autres tchats qui vous interrompent sans cesse et profitez de ces moments pour réfléchir et gagner en efficacité.

 

Se donner des rythmes et des rites

Comme un marathonien, vous devez gérer votre énergie et avoir des rites et rythmes ancrés dans votre calendrier :

  • Temps de consultation des mails

  • Temps d’appels téléphoniques

  • Temps de réunions d’équipe

  • Temps d’entretiens individuels collaborateurs

  • Temps d’entretiens client, le cas échéant

  • Temps de réunions

  • Temps pour vous

Aménagez-vous aussi des SAS de décompression et planifiez les RV que vous pouvez organiser. Tout ce qui est planifié sera autant moins de perte de temps et de surcharge mentale pour vous.

Si vous êtes convaincu que ces conseils sont utiles mais avez besoin d’être accompagné, faites appel à un coach Simundia. Le coaching sera adapté à votre demande et vous permettra de progresser à votre rythme.

Écrit par Marie-Catherine Puechmaille
Le 27 janvier 2021